METODE PERSIDANGAN (Etika Dan Tata Cara Persidangan)

METODE PERSIDANGAN

 

Konsep Sidang 

• Sidang adalah pertemuan dua orang atau lebih yang memiliki kepentingan yang sama untuk mengkaji persoalan tertentu melalui suatu mekanisme tertentu.

Tujuan Sidang

• Sidang dilakukan Untuk :

1. Memecahkan masalah
2. Menyatukan pendapat
3. Memperoleh kesepakatan–kesepakatan
4. Menyelesaikan konflik
5. Mengambil keputusan  

Jenis-jenis persidangan

     Ditinjau dari sudut pesertanya sidang dibedakan menjadi sidang pleno dan sidang komisi

• sidang pleno diselenggarakan untuk membicarakan
  persoalan penting organisasi untuk mensahkan hasil
  sidang-sidang komisi
• Komisi dibentuk untuk mempertajam pembahasan, yang
  tidak mungkin tercapai dalam sebuah sidang yang besar
  dan dengan tingkat pengetahuan peserta yang beragam.
  Komoisi dapat dipecah lagi menjadi sub-sub komisi

• Ditinjau dari sudut keputusan, terdapat beberapa macam sidang sesuai dengan wewenang tingkat skup yang dibawahinya. Dari sudut ini ada yang disebut kongres,konfrensi, musyawarah, dll.Setiap organisasi biasanya menggunakan istilah yang berbeda untuk tingkat yang sama. 
• Ditinjau dari sudut orang yang bersidang, kita kenal rapat presidium, rapat bidang, rapat inti, rapat departemen dll.Rapat presidum dihadiri oleh ketua umum, ketuaketua bidang, sekretaris umum, bendahara.Rapat bidang dihadiri oleh ketua bidang dan ketua-ketua departemen yang dibawahi

Pihak Yang Terkait dalam Persidangan

• Panitia= Berhasil tidaknya sebuah sidang tergantung kecakapan dan kesiapan panitia penyelenggara yang terdiri dari panitia pengarah (steering commite) dan panitia pelaksana (organizing commite)
• Moderator dan pimpinan sidang=Dalam persidangan peran dan tugas moderator dipegang oleh pimpinan sidang, yang dipilih dari dan oleh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya berbentuk team yang terdiri dari beberapa orang. Mereka memiliki jiwa kepemimpinan, berwawasan luas, bijak dan memahami pembicaraan.

Peran Pelaksana Sidang 

• Pemimpin

Mengatur alur pembicaraan

 Menyampaikan topik dan tujuan

 Mengajukan pertanyaan pemicu

 Memotivasi peserta agar mau terlibat secara optimal

 Menegur peserta yang berbicara di luar topik yang di bahas

 Membuat cataan selama proses berlangsung, juga rumusan diakhir pembahasan

• Notulen

 Membuat catatan tentang pokok-pokok pembicaraan

 Menyusun laporan proses dan kesimpulan sidang

•  Peserta

Menyajikan informasi berdasarkan pengetahuan dan pengalamannya
Menyampaikan pemikiran secra lengkap dan jelas
Menyampaikan bukti-bukti yang mendukung
Menanggapi pertanyaan atau pernyataan yang dilontarkan

Penggunaan Palu Sidang

=Aturan penggunaan palu sidang yang diterima

*Secara Umum

  Satu ketukan 

    -Untuk menskorsing dan membuka kembali sidang
    -Untuk memberi peringatan kepada peserta
    -Untuk menarik perhatian ketika suasana sidang menjadi riuh atau kacau
    -Untuk mengambil keputusan sementara

*Dua ketukan :

   - tanda dimulainya skorsing yang relatif panjang , misalnya 2x 15 menit atau 2x 30 menit, dll
   - tanda untuk memulai kembali sidang setelah skorsing panjang

*Tiga ketukan

    - untuk membuka persidangan secara resmi
    - untuk menandai pengambilan keputusan akhir
    - untuk menutup keseluruhan persidangan secara resmi

Istilah dalam sidang

 1. Skorsing 

     Penghentian sidang untuk sementara baik untuk istirahat maupun untuk menenangkan sidang.
 2. Lobi
    Tawar- menawar diantar pihak-pihak yang bertentangan, dilakukan diluar sidang atau ketika sidang   

    sedang diskorsing
3. Clearing

    Upaya untuk menjernihkan suasana atau pendapat yg disalah pahami oleh peserta sidang yang 

    lain.Clearing dilakukan oleh mereka yg merasa pendapatnya disalah tafsirkan.
4. Votting
    Teknik memutuskan suatu persoalan dengan cara pemungutan suara

Istilah dalam sidang

*Interupsi

      Sesuatu yang perlu disampaikan secara mendesak. Dalam hal
   ini interupsi dibedakan menjadi :
      a. Interuption Point of order

         dilakukan ketika pembicaraan seseorang dinilai menyimpang
      b.Interuption Point of Information

         Dilakukan untuk menambah dan melengkapi informasi dari keterangan yang sedang 

         disampaikan oleh orang lain
      c.Interuption Point of Order of Previlage

         Dilakukan untuk memotong pembicaraan seseorang karena dinilai apa yang disampaikan 

         menyinggung nama baik orang lain dan telah menyimpang dari agenda yang sedang dibahas
     d. Interuption Point of Clearification 

        dilakukan untuk menjernihkan pendapat yangt disalah artikan oleh pihak lain. Interupsi ini

        dilakukan untuk mencegah kesalahan yang berlarut-larut.

Tahapan Sidang

   1. Persiapan

       Pastikan seluruh peserta telah memperoleh agenda, sepakati aturan main, dan waktu yang

       dibutuhkan
  2. Informasi

     Peserta memperoleh dan menguji data serta informasi
  3.Pembahasan

     Menganalisis persoalan dan dampak yg ditimbulkannya
  4. Keputusan

     Proses pengambilan keputusan :
           a. Musyawarah untuk mufakat
           b. Aklamasi (langsung dan terbuka)
           c. Voting (suara terbanyak)

Sidang Efektif

Sidang akan efektif, apabila:
   1. Suasana

      Caranya, berilah kesempatan yang sama kepada seluruh peserta
   2. Rasa aman
      Caranya, bvicaralah sdecara terbuka tanpa ada yang harus ditutuptutupi
   3. Kepemimipinan bergilir
      Caranya pimpinan rapat bergilir, tidak hanya dipergang oleh satu atau beberapa orang saja.
   4. Perumusan tujuan

      Caranya sampaikan dan diskusikan tujuan sidang di awal  pertemuan
   5. Evaluasi yang terus-menerus

       Apabila sulit untuk mencapai keputusan, maka evaluasi kembali mekanisme rapat , mungkin ada 

       yang keliru

Metode/ Model Keputusan Sidang

  1. Keputusan dan wewenang

     Keputusan dengan wewenang biasanya digunakan oleh pimpinan kelompok. Metode ini digunakan 

    jika pemimpin kelompok tersebut hadir dan terlibat secara utuh dalam proses pengambialn keputusan
  2. Keputusan minoritas

     Keputusan minoritas dapat terjadi, apabila kelompok kecil dari tim memiliki pengaruh atas 

     mayoritas anggota kelompok. Ini dapat terjadi, karena kelompok minoritas lebih berpengalaman dan 

     banyak memahami hal yang dibicarakan
3. Keputusan demokrasi
    Proses demokrasi dalam pengambilan keputusan dapat terjadi bila kelompok mayoritas setuju 

   dengan pembahasan. Metode ini sering digunakan karena didasari oleh prinsip-prinsip demokrasi.
4. Keputusan mufakat

    Keputusan yang diambil secara langsung dan terbuka, dimana seluruh peserta dapat menerimanya 

    scara bulat
 

KIat-kiat Sidang
1. Memulai sidang
 mengetahui masalah sebelum sidang dimulai
 meminta perhatian peserta
 Menyampaikan tujuan dan agenda sidang

berikut pembagian waktunya
 Menyampaikan pokok masalah denga jelas
 Memberi kesempatan peserta bebicara,
terutama yang pendiam
 Mencatat dan memanggil mereka yang akan berbicara
2. Memandu Sidang
 Jadilah pendengar yang baik
 Memahami isyarat dan bahasa tubuh
 Tetap netral untuk menerima semua gagasan
 Peka dan menyesuaikan diri terhadap keinginan peserta
 Mengarahkan diskusi menuju hasil yang diinginkan
3. Menanggapi dan menghentikan sidang
 Menjawab apa yang ditanyakan peserta
 Memastistikan seluruh peserta masih
mengikuti pembahasan
 Menghentikan pembicaraan yang berulang-ulang
 Melindungi peserta yang diserang atau dilecehkan orang lain
 

Penutup
Memilah dan mengelompokkan gagasan yang muncul, sebelum keputusan
 Diskusi berupaya mencari kesepakatan
 Menetapakan cara-cara menindaklanjuti
 Membuat rangkuman hasil rapat
 Membacakan rangkuman dan keputusan rapat
 Menanyakan kepada peserta tentang rangkuman dan keputusan rapat yang dibuat Realitas adalah rekonstruksi dari fakta yang ada diluar sana kemudian diterjemahkan dalam otak kita….. Sederhananya gak semua yang kita lihat itu sesuai dengan dugaan kita…… analisislah dan cermati baik-baik